L’un des grands problèmes que rencontrent les cabinets d’audit de comptabilité est la rentabilisation de leurs coûts de communication. En effet, les comptables sont amenés à passer plusieurs appels ou même à gérer la relation clientèle via sms ou fax. Très appréciée dans le monde de l’entrepreneuriat pour sa fonction d’unificatrice de la communication, la VoIP est une réelle solution pour la comptabilité. De nombreux bénéfices sont alloués à la comptabilité lors de l’utilisation de la voix IP.

Une simplification de la multitude de tâches

Les cabinets comptables interagissent habituellement avec une grande diversité d’interlocuteurs. Que ce soient des clients, des fournisseurs, des entreprises ou autres, ces cabinets emploient différents modes de communication. Allant des appels aux fax en passant par les sms pour ne citer que ceux-là, les cabinets comptables se retrouvent très vite débordés. La solution pour eux serait d’unifier toutes ces communications afin de pouvoir gérer cette diversité à partir d’une même interface. Et c’est justement ce que propose la VoIP. Grâce à la VoIP, les cabinets d’audit et de comptabilité pourront tout en ayant leurs interlocuteurs au téléphone, saisir des informations à partir de leurs besoins. Toujours dans ce sens, la VoIP permet aux comptables de personnaliser leurs messages de répondeur ou d’attente par client. Ainsi, s’ils souhaitent rediriger un type de clients tels que des fournisseurs ou des prestataires de service vers une procédure préalable à la validation de leur requête, la VoIP est ce qu’il leur faut. En effet, ils pourront finaliser une procédure avec un client sans avoir à entrer en contact direct avec ce dernier. Egalement, pour des campagnes informationnelles ou des relances, ces cabinets pourront préenregistrés leurs messages vocaux et lancer un appel automatique de sorte à contacter la liste de personnes concernées et leur délivrer le message de façon automatique.

Une traçabilité effective

Toutes les actions à travers l’interface de la solution VoIP peuvent être enregistrés et contrôlés. Partant de là, le cabinet est sûr de pouvoir vérifier la bonne qualité de conversation entre ses collaborateurs et ses clients. Aussi, cela lui permet de garder toutes traces de conversation de sorte à éviter de mauvaises surprises telles que les plaintes et les fausses réclamations. Ce procédé lui permet de travailler en toute transparence et ainsi, de rester conforme aux normes. Un point très important lors de la réalisation d’audit et de mise en place de certifications.

Le filtrage de l’information

Un cabinet d’audit et de comptabilité travaille en collaboration avec la grande majorité des services de l’entreprise qu’il suit. Dans ce sens, ce cabinet a souvent besoin d’informations propres à différents services de l’entreprise. Cette action provoque généralement une baisse de productivité car elle amène les deux parties à se concentrer sur la recherche de l’information puis quelques fois, d’émettre des explications. Par contre avec les outils et les solutions qu’offre la VoIP, il sera facile au cabinet comptable d’avoir accès aux informations voulues en toute sécurité. De plus, ces informations sont enregistrées en temps réel et sont donc constamment mises à jour.

La VoIP apporte aux cabinets comptables une meilleure gestion de leurs taches à travers une simplification de ces dernières. Tout en personnalisant les messages d’envoi et de réception pour chaque client, la VoIP leur permet d’avoir une traçabilité de toutes leurs actions. Avec la VoIP pour la comptabilité, les cabinets d’audit et de comptabilité ont accès à l’information dont ils ont besoins en toute sécurité et en temps réel.